Dovoluji si Vás upozornit, že dne 1. listopadu 2009 bude spuštěn provoz datových schránek.
Zřízení datových schránek je ze zákona povinné pro všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, právnické osoby zřízené zákonem a organizační složky zahraničních právnických osob zapsané v obchodním rejstříku.
Pokud si datovou schránku do 1. listopadu právnické osoby neaktivují samy, bude jim k 1. listopadu 2009 aktivovaná automaticky ze zákona. Od 1. listopadu 2009 jim budou písemnosti od státních orgánů, to znamená i finančních úřadů, doručovány pouze do datových schránek (ve výjimečných případech tomu tak nemusí být).
Datová zpráva bude považovaná za doručenou, okamžikem přihlášení se oprávněné osoby do datové schránky bez ohledu na to, zda příslušná datová zpráva byla přihlášenou osobou přečtena nebo ne. Pokud se do datové schránky oprávněná osoba daného subjektu nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne doručení datové zprávy, bude tato datová zpráva považována za doručenou posledním dnem této lhůty.
Datové zprávy budou v datové schránce uchovávány po dobu 90 dnů ode dne přihlášení oprávněné osoby do datové schránky. Po uplynutí 90 dnů budou datové zprávy ze schránky automaticky vymazány.
V daňovém řízení, a nejen v něm, je nutné dodržovat stanovené procesní postupy a dbát na to, aby daňový subjekt byl schopen svá tvrzení prokázat. Z tohoto důvodu je mimořádně důležité, aby daňové subjekty nový způsob doručování v daňovém řízení zvládly včas a správně používat a nedostaly se tak do problémů například z důvodu nedodržení lhůt nebo nesplnění povinností stanovených správcem daně.
V této souvislosti je vhodné upozornit na nutnost uchovávat si informaci o doručení datové zprávy do datové schránky daňového subjektu, protože od data doručení mohou být odvozeny lhůty pro další úkony v daňovém řízení, a dále na nutnost archivace písemností obdržených do datové schránky od správce daně, vzhledem k tomu, že po stanovené lhůtě dojde k automatickému smazání příslušné zprávy. Archivovat by se měly kompletní datové zprávy včetně tzv. obálky, a to pro účely zpětné kontroly nebo dokazování. Archivace by samozřejmě měla být do bezpečného úložiště, které umožní jejich dlouhodobé uložení.
V případě vlastních podání daňového subjektu činěných prostřednictvím datové schránky je nutné si pro případné prokázání data podání učiněného vůči správci daně bezpečně uchovávat informace o doručení datové zprávy správci daně (datová zpráva o dodání odeslané datové zprávy do datové schránky správce daně).
Z praktického hlediska se neméně významným může ukázat výběr osob, které budou mít přístup do datové schránky daňového subjektu.